Futuro de los profesionales de los archivos en el universo 2.0

Para finalizar en este blog el tratamiento de esta asignatura durante este último cuatrimestre voy a pasar a hacer unas reflexiones personales -siempre teniendo en cuenta mis limitados conocimientos sobre el tema- sobre como se plantea el futuro profesional de los trabajadores de los archivos con la introducción a día de hoy de todas las posibilidades que proporciona la Web 2.0.

Gracias a las herramientas que proporciona la web 2.0 actualmente existen unas serie de posibilidades infinitas en cuanto a comunicación e interacción entre personas, estas posibilidades de interacción no se ven afectadas por factores como el tiempo de respuesta, el limitado acceso a estas herramientas o su complejidad, lo que en la mayoría de las veces da como resultado que el usuario medio de este tipo de herramientas sea una persona sin ningún tipo de formación ni capacidades especiales; prácticamente todo el mundo hace uso a día de hoy en mayor o menor medida de este tipo de herramientas que han cambiado y facilitado en poco tiempo la comunicación y el intercambio de información. Y es precisamente aquí donde tenemos que pensar que la potencialidad de las herramientas que pone a disposición de las personas la Web 2.0 tiene que ser aprovechada principalmente por los profesionales dedicados al mundo de la información en todas sus disciplinas (la gente de periodismo ya hace un uso masivo de estas herramientas) ¿acaso no pueden sacar provecho también los profesionales del mundo de la documentación?. Deben de ser los que más provecho le saquen ya que la organización del conocimiento y la información en la red es esencial para que posteriormente el usuario medio pueda acceder a la información que necesita y que ha sido previamente tratada por un documentalista para ponerla a su disposición. si este tipo de tareas no las hace un documentalista, ¿quien las lleva a cabo? ¿un informático?, no conocen la metodología para una correcta gestión de la información; la solución mas acertada sería sin duda que los documentalistas con conocimientos informáticos hiciera uso de las posibilidades que actualmente proporciona la web 2.0 para en cierto modo asegurar su futuro profesional y evitar ese "intrusismo" por parte del mundo de la informática.

Definitivamente el futuro de los profesionales de la documentación está en saber adaptarse a las nuevas tecnologías que van apareciendo, derivarlas y aprovecharlas al máximo hacia su profesión y no rechazarlas por el simple hecho de que no sean herramientas propias, es decir, no estancarse en la profesión a nivel técnico, y saber reclamar y abarcar el sector profesional y laboral que les pertenece y en que tienen mucho que decir y hacer.

Simulación de procedimiento administrativo.

Este nuevo trabajo de la asignatura de Archivística tiene como objetivo hacer una simulación de un proceso administrativo.

El proceso que he seleccionado es un proceso de la administración pública de cualquier ayuntamiento, se trata de la tramitación de un permiso de obra, es un procedimiento cuya documentación resultante se organiza en un expediente y se ordena cronológicamente, por lo que puede ser adecuado para hacer una descripción de cada tipo documental que lo compone e ir colgando el enlace de cada documento ordenadamente en twitter.

Este trabajo lo vamos a realizar en grupo entre :

Francisco José Sánchez Sánchez. 2º Biblioteconomía y documentación. Archivística. Grupo "A".

Marta Vargas Pulido. 2º Biblioteconomía y documentación. Archivística. Grupo "A".

Se publicará tanto en este blog como en el blog de mi compañera de grupo:http://martavp-archivistica.blogspot.com/

Los documentos generados por la tramitación de este procedimiento para la tramitación de una obra menor son:

1º Instancia.

2º Título de propiedad que acredite derecho suficiente para la ejecución de la obra junto con fotocopia de DNI
3º Memoria detallada de la actuación
4º Presupuesto detallado por partidas
5º Plano de situación finca a escala 1:25.000 solicitado al catastro.
6º Plano acotado del edificio. Con el estado actual y el reformado, firmado por un técnico competente y visado por el colegio oficial correspondiente y se obtendrá por medio de una autorización previa de la consejería de cultura.
7º Ficha de inspección de obras.

8º Notificación de acuerdo de las partes implicadas.

Todos estos documentos van guardados en una carpetilla de expediente y organizados en función del orden de tramitación que han tenido en el respectivo ayuntamiento; es precisamente eso lo que se quiere simular al subir los documentos que componen este expediente de obra, el hacer un proceso administrativo virtual organizado que se pueda recuperar de forma igualmente ordenada.

TEMA 12: ESTUDIOS DE USUARIOS DE ARCHIVOS.

Definición de "estudio de usuarios"

“las herramientas de planificación, análisis y evaluación aplicadas al último eslabón de la cadena documental”, conocer cómo funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información en sus investigaciones

Utilidad de los estudios de usuarios:

-Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios (y dentro de este conjunto con necesidades heterogéneas, las de los distintos subgrupos), así como detectar los cambios que se vayan produciendo.

-Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información (Sobre todo en el caso de las bibliotecas y centros de documentación.

En los archivos en el caso de las bibliotecas auxiliares).

-Medir la eficacia de los centros de información.

-Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores.

-Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.

Los estudios de usuarios específicamente aplicados a los archivos son escasos, esto se debe especialmente a que:

· Los usuarios de archivos son considerados tradicionalmente como los más elitistas dentro de los centros de información.

· Los documentos de archivo poseen una naturaleza única.

Indicadores que podemos utilizar para desarrollar un estudio de usuarios de archivos:

Indicadores biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios. Son especialmente útiles para evidenciar los comportamientos de género.

l Sexo.

l Estudios.

l Profesión.

Indicadores bibliográficos: dan cuenta de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.

Para la recogida de datos los métodos más frecuentes y fáciles de utilizar son los siguientes, método directo y la encuesta por correo que se trata del método más utilizado; entre sus principales ventajas se encuentra la facilidad de uso y acceso y el bajo coste en relación con los resultados que se pueden obtener. Por otro lado los principales inconvenientes son el bajo porcentaje de respuesta y la limitada fiabilidad de los datos. Por eso se suele realizar de forma conjunta a la entrevista personal.

Consideraciones a tener en cuenta a la hora de realizar una encuesta por correo:

-Realizar un buen diseño del cuestionario con: Preguntas claras y fáciles de entender, evitar términos con los que el encuestado no esté familiarizado, no se debe ser muy extenso.

· Explicar claramente el objetivo de la encuesta. Enviar una carta aclaratoria con el objetivo y la difusión de los resultados.

· Dirigir el cuestionario a la persona adecuada.

· Hacer un seguimiento de los cuestionarios que no hayan sido contestados mediante llamadas telefónicas. Así podemos también aclarar cualquier tipo de duda de los encuestados.

Tipos de cuestionarios:

· Estructurados: el tipo de preguntas que incluye puede ser cerradas o abiertas, pero éstas están bien redactadas y presentadas en un orden definido.

· No estructurados: las preguntas no tienen un orden predefinido. Sólo existe una lista de temas sobre los cuáles el encuestado dará su opinión; por lo tanto corremos el riesgo de que las contestaciones sean demasiado ambiguas.

· Semiestructurado: las preguntas no están rigurosamente redactadas pero su orden, o el orden de los temas sí; consiste en una entrevista que un especialista de información mantiene con el usuario, a partir de un cuestionario previamente establecido.

Ventajas de la entrevista:

-Permite conocer profundamente las necesidades de información del usuario.

-Se obtiene una alta tasa de respuesta.

-El usuario identifica a la persona que le puede resolver sus futuras necesidades de información.

-Etc.

Inconvenientes:

-Su realización conlleva importantes recursos económicos, principalmente humanos, que dependerán de la amplitud de la muestra y de la experiencia del entrevistador.

-Es difícil su aplicación sobre poblaciones geográficamente dispersas.

-Puede producir sesgos por la influencia del entrevistador.

Métodos indirectos:

Estos métodos nos permiten conocer de forma indirecta, sin tener que consultar a los usuarios, sus hábitos y necesidades de información. Ventajas: menor coste y tiempo requerido para la obtención de los datos. Inconvenientes: a veces los datos no se ajustan a la realidad y en la mayoría de los casos presentan falta de actualidad.

Análisis de las peticiones de documentos:

Se trata de analizar las peticiones de documentos, así podremos identificar la demanda de documentos de los usuarios, y por tanto sus necesidades de información. Estos estudios podemos realizarlo fundamentalmente sobre la base de:

-Las peticiones de préstamo o de consulta en sala.

-Las peticiones de fotocopias de los documentos.

El análisis de los datos obtenidos, independientemente del método que hayamos utilizado, será un análisis estadístico descriptivo que pondrá en relieve cuales son las necesidades de información de nuestros usuarios utilizando todas las variables posibles.

l Sexo.

l Profesión.

l Estudios.

l Edad.

l Materias.

l Años.

l Etc.

Si tenemos controlado de forma automatizada a los investigadores / usuarios de nuestro archivo junto con las consultas que realizan, podremos realizar nuestro estudio de usuarios de forma mucho más fácil, sin necesidad de acudir a ninguno de los métodos anteriores.

TEMA 11: EL DESARROLLO NORMATIVO. LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ACTUALIDAD.

La normalización como punto de partida, definiciones según el diccionario de la lengua española.

• Norma: “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”

• Normalizar: “regularizar o poner en orden lo que no estaba” “tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma”.

Para realizar un proceso normalizador hay que seguir una serie de pasos:

• Estudio previo: para que los estudios de normalización sean eficaces deberán ser realizados por Comisiones de trabajo.

• Simplificación: ha de conseguirse en las definiciones y en las normas prácticas.

• Consenso: las normas deben ser consensuadas para que así su aplicación sea generalizada.

• Aplicación generalizada.

• La normalización en archivística afecta a:

- A la gestión documental (racionalización de la producción, las transferencias y los expurgos).

- A la administración de archivos a través de reglamentos (llegando incluso a la normalización de los modelos de prueba de acceso para plazas de archivero, de acuerdo con los diferentes niveles de formación).

- Al tratamiento de los documentos en su doble vertiente de organización y de descripción.

EVOLUCIÓN DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN USA.

• Es en 1983 cuando aparece ya la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts – APPM (la 2ª ed. en 1989). Tras su publicación es adoptado, el manual, como norma para la descripción de documentos por grandes centros y redes bibliográficas normaricanas: Library of Congress, Research Library Group (RLG) y OCLC.

• La APPM es la primera obra de carácter normativo específicamente archivística. Ahora bien, su origen (ACCR2) ha marcado notablemente su estructura y sus elementos; dando lugar a un código de descripción archivístico con una fuerte influencia bibliográfica. Se divide en dos grandes partes:

- La primera dedicada a la descripción.

- Y la segunda a los puntos de acceso.

Estructura:

• Área de título y de mención de responsabilidad.

• Área de edición.

• Área de los detalles específicos del material (o tipo de publicación)(no definida para uso archivístico).

• Área de fecha (no definida para uso archivístico)..

• Área de descripción física.

• Área de la serie (no definida para uso archivístico).

• Área de notas.

EVOLUCIÓN DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA EN GRAN BRETAÑA.

• El proyecto más importante puesto en marcha por las instituciones británicas en el campo de la descripción fue el Archival Description Project de la Universidad de Liverpool.

• Aunque tiene su origen en 1980, no se pone en marcha hasta 1984. Con el objetivo primordial de formular normas específicas para la descripción archivística.

• Los primeros resultados fueron inmediatos; en 1986 se publica la primera edición del Manual of archival descripction (MAD1) – Michael Cook.

• Terminada esta fase de presentación ya se pasó a otra de aplicación y prueba. Motivo por el cual publican en 1989 el MAD User Guide (una breve guía general de la primera edición del MAD).

• En cuanto a su estructura, podemos decir que los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores: el sector de descripción archivística y el sector de información de gestión.

Estructura:

· Área de mención de identidad.

· Área de historia administrativa y de custodia.

· Área de contenido y carácter.

· Área de acceso, publicación y referencia.

· Área de información de control administrativo.

· Área de control del proceso.

· Área de conservación.

EVOLUCIÓN DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN CANADÁ.

• Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)

Tienen valor normativo, como consecuencia del consenso alcanzado por la comunidad archivística canadiense para su aplicación, además han sido redactadas por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesionales que, en última instancia, respaldan el contenido de las reglas.

• Aunque la publicación de las RDDA fue iniciada en 1990, el proceso de normalización comenzó a principios de los 80 y ha seguido un largo procedimiento consultivo previo entre los archiveros canadienses.

• Los archiveros canadienses usarán todas las áreas de la descripción bibliográfica, adaptando aquéllas de contenido bibliográfico para incluir datos de carácter archivístico y admitirán la creación de nuevas áreas para registrar información de carácter exclusivamente archivístico. Concretamente se crea un área nueva, el área de descripción de documentos de archivo.

La norma ISAD (G): su desarrollo:

• La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.

• PROBLEMA: dificultad de unificar las diferentes prácticas descriptivas de todos los países; éstas contaban con una metodología de trabajo, unos instrumentos de descripción y una terminología diferentes entre sí.

Diferentes congresos y reuniones a nivel internacional permiten su consolidación y desarrollo: Reunión de expertos de Ottawa (1988), Reunión Madrid (1992), Reunión de Estocolmo (1993), entre otras.

SEGUNDA EDICIÓN DE LA NORMA ISAG-G:

Las principales modificaciones en la segunda edición de la norma ISAD (G) se han producido en dos ámbitos fundamentalmente:

Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario, matización en el contenido de elementos y cambios en la denominación de elementos.

Cambios estructurales: unión de elementos diferentes, eliminación de elementos y creación de áreas y elementos nuevos. .

• La descripción archivística, según la ISAD (G), parte de una técnica de descripción denominada “descripción multinivel”. Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes (secciones, series, expedientes, documentos y todas las categorías intermedias), utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.

• En la descripción multinivel hay que diferenciar dos grados de aplicación:

Primer grado: es la descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción.

Segundo grado: consiste en relacionar jerárquicamente las descripciones

resultantes de fase anterior. Supone, por tanto, la representación de la estructura de clasificación mediante la descripción.

• Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales:

• Regla de descripción de los general a lo particular.

1. Nivel de fondo.

2. Nivel de subfondo.

3. Nivel de serie (series documentales).

4. Nivel de expediente.

5. Nivel de unidad documental.

• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.

• Regla de vinculación de las descripciones.

• Regla de no repetición de la información.

Estructura de las ISAD-G:

Área de mención de identidad.

· Código de referencia.

· Título.

· Fechas.

· Nivel de descripción.

· Extensión y soporte de la unidad de descripción.

Área de contexto.

· Nombre del productor.

· Historia institucional o biográfica.

· Historia archivística.

· Fuente inmediata de adquisición o transferencia.

Área de contenido y estructura.

· Alcance y contenido.

· Información sobre valoración, selección y eliminación.

· Nuevos ingresos.

· Sistema de organización.

Área de condiciones de acceso y utilización.

· Condiciones de acceso.

· Condiciones de reproducción.

· Lengua/escritura del material.

· Características físicas.

· Instrumentos de descripción.

Área de materiales relacionados.

· Existencia y localización de los originales.

· Existencia y localización de las copias.

· Unidades de descripción relacionadas.

· Notas de publicación.

Área de notas.

· Notas.

Área de control de la descripción.

· Notas del archivero.

· Reglas o convenciones.

· Fecha/s de la descripción/es.

Puntos de acceso:

Son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Existen dos grados de normalización de los puntos de acceso:

• Primero: aplicar unas reglas comunes con a finalidad de obtener unos puntos de acceso uniformes (por ej.: APPM y RDDA).

• Segundo: establecer una forma única de punto de acceso. Control de autoridades.

La finalidad del control de autoridades es fundamentalmente:

• Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades.

• Establecer la forma normalizada del punto de acceso aceptado.

• Establecer las relaciones de referencia del tipo “véase” entre las formas rechazadas de un punto de acceso y el punto de acceso de autoridad.

• Establecer las relaciones de de carácter asociativo del tipo “véase además” entre el punto de acceso de autoridad y otros puntos de acceso de autoridad.

• Justificar y documentar las decisiones tomadas y reglas seguidas.

• Actuar como sistema de referencia e información.

• Proporcionar a los archiveros y a los usuarios de archivos información básica de carácter histórico o descriptivo sobre la entidad, persona o familia tratada.

• Facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.

• A diferencia de las descripciones de archivo que son específicas de cada archivo, los datos de autoridad son generales y por tanto comunes a varios archivos.

La Norma ISAAR (CPF):

Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias.

OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en las descripciones de los documentos de archivo.

Para llevar a cabo este objetivo esta norma comprende dos aspectos fundamentales:

1.- La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos.

2.- La descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.

Estructura, áreas y elementos:

1.- ÁREA DE CONTROL DE AUTORIDAD: Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona con otras entradas. Elementos:

- Código de identificación.

- Tipo de encabezamiento autorizado archivístico.

- Entrada autorizada.

- Entrada (s) paralela (s).

- Forma (s) excluida (s).

- Entrada (s) autorizada (s) relacionada (s).

2.- ÁREA DE INFORMACIÓN: Utilidad: proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada. Elementos:

Entidades.

- Nº de matriculación

- Nombres

- Fechas y lugares de existencia

- Sede

- Estatuto jurídico

- Fines, funciones, esfera de act.

- Organigrama

- Relaciones

- Otra información significativa.

Personas.

- Nombres

- Fecha(s) y lugar(es) de existencia

- Lugares y/o áreas geográficas de residencia

- Nacionalidad

- Ocupaciones desempeñadas, esfera de act.

- Relaciones

- Otra información significativa

Familias.

- Nombres

- Fecha(s) y lugar(es) de existencia

- Lugares y/o áreas geográficas

- Nacionalidad

- Ocupaciones desempeñadas, esfera de act.

- Árbol genealógico

- Relaciones

- Otra información significativa

3.- ÁREA DE NOTAS: Informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado

Elementos:

- Nota del archivero.

- Reglas o convenciones.

- Fecha

La descripción archivística codificada: EAD:

• La EAD se define como:

“Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas”.

De forma general, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML.El objeto de codificación de la norma no es cualquier instrumento de descripción, sino principalmente inventarios y registros de cualquier extensión, existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo o colección documental, incluyendo documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros.

En un futuro la norma puede extender su aplicación a otros instrumentos de descripción como las guías de archivos; e incluso a la elaboración de normas de codificación auxiliares, estamos hablando de normas de autoridades.

Su objetivo principal es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico.

Principios generales de la EAD:

1. Que establece un conjunto de elementos utilizables en la codificación de instrumentos de descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios para que la información en ellos contenida esté correctamente identificada, de tal forma que pueda ser posteriormente procesada.

2. Que mantiene y mejora la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes.

3. Que está ideada para facilitar el intercambio y la portabilidad de los instrumentos de descripción. Esto permite:

i. Mejorar el acceso a la descripción archivística.

ii. Compartir datos idénticos de varios instrumentos de descripción.

iii. Ayudar a la creación de bases de datos colectivas.

4. Que resiste los cambios de tecnología hardware y software, dado que está basada en una norma independiente de plataforma.

La norma EAD se encarga de:

w Determina los tipos de elementos utilizables.

w Determina los atributos que éstos pueden tener asociados.

w Especifica el contenido que tales tipos de elementos puede incluir.

Establece un número de 145 elementos estableciendo para cada uno de ellos un nombre completo y un identificador genérico.

Tipos de elementos:

• De descripción: título de la unidad, fecha de la unidad, productor, etc.

• De características generales: tablas, párrafos, listas, encabezamientos, etc.

• De puntos de acceso: nombre de entidad (corpname), nombre de persona, etc.

• De enlace: que los instrumentos de descripción puedan codificados puedan soportar hirpetexto.

Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores.

Visión General de un Documento EAD.

Un documento EAD se compone de tres partes principales:

• La cabecera.
• La información preliminar.
• El instrumento de descripción: se compone de Descripción archivistica e información descriptiva complementaria.