TEMA 6: GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

EVOLUCIÓN, CONCEPTO Y APLICACIONES:

CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Record Management): La gestión de documentos abarca todo el periodo comprendido entre la creación o recepción del documento hasta el momento en que no son necesarios para la realización de asuntos corrientes para la entidad u organización que los custodia. Al final de este ciclo y en función de la evaluación de su valor y de su utilidad potencial pueden ser transferidos a un depósito intermedio para su almacenamiento temporal, transferidos a un sistema de archivos en concepto de donación o depósito, reproducción antes de su destrucción o simplemente destruidos.

Se basa en dos principios:

- Economía.

- Eficacia.

Por lo que esta actividad tiene una serie de beneficios, los cuales se podrán alcanzar siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz:

1. BENEFICIOS ECONÓMICOS: Facilita la cuantificación y la identificación mediante cuadros de retención y disposición de documentos. La disposición de los documentos a lo largo del tiempo y la utilización máxima de los depósitos intermédios.

2. ECONOMÍAS DE EFICACIA: Mediante una gestión consistente del proceso de creación de los documentos (control sobre el diseño, la generación y la distribución de formaularios, informes, directrices y correspondencia) en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación.

3. EFECTIVIDAD: En la planificación de actividades de gobierno.

4. USO JUICIOSO Y RESPONSABLE: De los procesos de automatización y reprografía.

La diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular 4 niveles distintos de gestión documental partiendo de la base del modelo Norteamericano:

1. NIVEL MÍNIMO: Paises que cuentan con cuadros de retención y disposición de documentos y que transfieren los documentos que según estos cuadros tienen valor permanente a los Archivos Nacionales.

2. NIVEL MÍNIMO AVANZADO: Al nivel mínimo se le añaden varios depósitos intermedios.

3. NIVEL INTERMEDIO: Se añade a lo anterior subprogramas básicos como el diseño y la gestión de formularios, gestión de correspondencia e informes, gestión de documentos activos, etc…

4. NIVEL ÓPTIMO: Al nivel anterior se le suma la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones, en la cumplimentación de formularios utilizan sistemas de análisis, automatización y reprografía en múltiples aplicaciones.

PUNTOS DE APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES:

- Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.

- Análisis de las tradiciones administrativas. El éxito o fracaso del modelo depende de su adaptación a la Administración.

- Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo al igual que la gestión económica o de personal.

- Una buena planificación como base del modelo.

- Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.

- Necesidad de formación del personal de la Administración que se va a encargar de los archivos de oficina.

- Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.

- Importancia de conseguir la colaboración de la Administración en la gestión de los documentos.

- Conciencia del respaldo de las nuevas tecnologías como instrumentos para la gestión de documentos.

- Conciencia de que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido, ver que elementos se pueden adoptar de otros paises.

FASES DEL TRATAMIENTO DOCUMENTAL

TOMANDO COMO MODELO EL SISTEMA NORTEAMERICANO:

Se distinguen distintas fases dentro del sistema de gestión de elementos.

En cada una de estas fases se distinguen una serie de elementos:

CREACIÓN: En la estación de trabajo.

· Diseño y gestión de formularios

· Preparación y gestión de correspondencia

· Preparación y gestión de informes y directrices

· Desarrollo de sistemas de gestión de información

· Aplicaciones tecnológicas a estas funciones

MANTENIMIENTO Y USO:

Activo: Fichero de departamentos.

Semiactivo/Inactivo: Centro de información y centro de registros.

· Desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación.

· Gestión de los expedientes, del correo y de las telecomunicaciones.

· Selección y gestión de las máquinas copiadoras.

· Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres.

· Administración de los depósitos intermedios.

· Aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos.

DISPOSICIÓN: Archivos/Destrucción.

· Identificación y descripción de las series de documentos.

· Desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos .

· Selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos.

Michel Roberge en su « Teoría sistemática de los documentos administrativos” hace referencia a tres instrumentos fundamentales:

1. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa

2. EL CALENDARIO DE CONSERVACIÓN. Se elabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.

3. EL INVENTARIO. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

MODELOS NACIONALES DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS:

Existen dos grandes modelos de gestión documental.

· Modelo Norteamericano: Aunque presenta unos rasgos característicos el de USA difiere un poco dentro de su seno del modelo de Québec.

· Modelo Europeo: El modelo Europeo por desgracia no es uniforme.

CARACTERÍSTICAS DEL MODELO USA:

Se caracteriza por una fuerte incidencia del factor económico:

• Prevalece el factor “rentabiblidad” sobre el concepto “patrimonio cultural” como legado.

• Fruto de la práctica para solucionar los problemas característicos de la administración moderna se formulan los principios teóricos de la gestión de documentos.

La práctica es la base para la elaboración de unos principios teóricos:

• La iniciativa de hacer frente al problema causado en las fases de creación y mantenimiento y uso viene de manos de las agencia federales.

• El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos junto con el interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.

Coexisten dos tipos de profesionales:

-Gestor de documentos (records managers).

-Archivero (archivists).

• Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers y de las records schedules en el ámbito de la Administración Federal.

• Existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.

• La gestión de documentos se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado.

• La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la Information Resources Management En el que participan profesionales como Bibliotecarios, Documentalistas e Informáticos.

• Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la UNESCO.

• Por tanto, EEUU, dado que siempre ha estado en la vanguardia del desarrollo de esta disciplina, constituye el punto referencia obligado para el resto de países.

CARACTERISTICAS DEL MODELO QUEBEC:

• Gran vitalismo a partir de los años 80: se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.

1. Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982).

2. Ley sobre los Archivos (1983).

3. Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984).

• Québec francófono – Québec anglófono. Distintos modelos de gestión. El último mucho más cercanos al estadounidense.

• Tanto el concepto como la práctica de la gestión de documentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario.

• Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

• La importancia que se le otorga a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos como elementos clave de cualquier sistema de gestión de documentos. Esto ha dado lugar a:

• Existe un gran desarrollo de la política de gestión de documentos semiactivos mediante el establecimiento de :

• calendarios de conservación.

• centros de documentos semiactivos.

• Modelo que otorga especial importancia, tanto a nivel teórico como práctico, al papel de las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.

• Aunque algunos autores hablan de la cercanía de este modelo al Francés, realmente es mucho más cercano al de los EEUU.

MODELO DE PAISES GERMÁNICOS, ITALIA E INGLATERRA:

• Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI.

• Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.

• La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes.

• La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos.

• El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios (existe un cuerpo de funcionarios específicamente entrenados).

• El papel de archivero es un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.

• Existe un alto porcentaje de eliminaciones.

• Especialmente en Inglaterra, único país donde el archivero no controla la totalidad del proceso de selección y eliminación hasta la segunda revisión a los 26 años de la producción de los documentos.

• Centralización de los archivos corrientes e intermedios (en la mayoría de los casos) en un único servicio o distribuidos en diferentes unidades administrativas.

• Este cuadro de clasificación es la base del sistema alemán, y fue traspasado a Italia en el momento de la creación del Estado.

• Se desarrollan también calendarios de conservación.

• Su influencia más evidente es en la selección y eliminación de documentos y en la implantación de depósitos intermedios.

MODELO FRANCÉS:

• Inexistencia de un cuerpo de funcionarios específicamente formados responsables de la documentación en su fase activa, en el seno de las administraciones.

• Las administraciones no han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y (hasta el año 1969, con la puesta en funcionamiento del Centro de los Archivos Contemporáneos de Fontainebleau) de los depósitos intermedios.

• La institución de archivos disfruta de un alto prestigio a nivel de custodia de la documentación histórica. Pero debe hacer frente a las reticencias por parte de los ministerios en cuanto a su intervención sobre la documentación en sus fases corrientes y semicorrientes.

• La clasificación de la documentación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado para la documentación generada por los ministerios, departamentos, municipios y hospitales.

• La formación profesional del archivero (Ecole des Chartes) se dirige aún hoy, más hacia la gestión de los fondos históricos que hacia la documentación con vigencia administrativa.

• Importancia de la formación del personal en los ministerios dado el vacío de profesionales expertos en gestión de documentos en el interior de las administraciones.

• La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitado una concienciación que hace ver que el prearchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.

• Se da una importancia progresiva de los cuadros de conservación y eliminación, desde una perspectiva de preservación de documentación con valor histórico.

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN ESPAÑA:

· En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos.

· El primer estudio que analizó de manera global la problemática de la gestión de documentos en España apareció en 1983 y es una obra de María Luisa Conde.

La gestión de documentos en el ámbito estatal:

· La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:

· Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.Este plan engloba:

-El Reglamento de Archivos del estado.

-Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.

· El Plan supone:la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.

· A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.