TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DEL ARCHIVO.

El respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasificación como para la descripción de los fondos.

- La reconstrucción del orden originario respetando el principio de procedencia tiene carácter objetivo

- Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden con el que fueron creados, no sólo según el orden de procedencia, sino también dentro de cada serie siguiendo el orden que tuvieron cuando fueron producidos.

- Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la institución que ha creado los documentos.

- De esta forma, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado.

Para lograrlo existen dos vías complementarias:

- La historia de la entidad

- La propia organización del fondo

Al fin y al cabo los elementos constitutivos de un archivo son dos:

- El conjunto de documentos

- El conjunto de relaciones entre ellos

El documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a un conjunto

El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional

En definitiva, y de acuerdo con los principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:

- Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

- Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.

- Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo

LOS DOCUMENTOS, TIPOS DOCUMENTALES:

Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.

Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.

- DOCUMENTOS DE DECISIÓN (contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia): RESOLUCIONES DE ACUERDOS.

- DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN (comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades): COMUNICACIONES.

- NOTIFICACIONES.

- PUBLICACIONES.

- DOCUMENTOS DE CONSTANCIA (contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos): ACTAS, CERTIFICADOS, CERTIFICACIONES, ACTO PRESUNTO.

- DOCUMENTOS DE JUICIO (contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo): INFORMES.

- DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS (el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las Administraciones Públicas): SOLICITUDES, DENUNCIAS, ALEGACIONES, RECURSOS.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: EXPEDIENTES Y SERIES.

Los expedientes:

El término expediente administrativo procede del verbo latino “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia. Se trata del documento principal de la Administración, dicho de otro modo, constituye la piedra angula de la actuación administrativa.

Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:

“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.

Podemos afirmar que el expediente constituye la pieza fundamental en torno a la cual gira toda la actividad de una oficina administrativa. ¿Cómo se forman los expedientes?: mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación:

Partes del expediente:

1. Los documentos: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una misma cadena, en el transcurso de la tramitación. Están unidos por la relación causa – efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo a este ritmo. Desde el punto de vista de su tradición y de su contenido, podemos diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:

· Por su tradición: documentos originales ( en principio no elaborados en la oficina, sino recibidos desde el exterior u otra oficina, aunque no siempre), documentos no originales (suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos de referencia) y documentos marginales (tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitación,...)

· Por su contenido: documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados)

2. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede soportar informaciones como:

- Nombre de la oficina que lo ha tramitado.

- Fecha de iniciación y finalización.

- Resumen del asunto.

- Número de documentos.

- Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie.

- Signatura de la instalación.

2. El extracto o resumen: sintetiza el contenido.

3. La relación de contenido: breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden. Así conocemos fácilmente la tramitación seguida y localizamos los documentos más importantes.

Tramitación del expediente: la tramitación de cualquier expediente sigue el mismo procedimiento administrativo, estamos hablando del procedimiento administrativo común. En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:

l Iniciación: los procedimientos pueden realizarse de oficio (por necesidades internas de la propia Administración) o a solicitud de una persona interesada (cuando la acción es emprendida desde fuera).

-De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, mediante acuerdo, petición razonada o por denuncia.

-Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.

l Procedimiento.

-Los interesados en cualquier momento del procedimiento van producciendo y recibiendo documentación hasta que finalize el hecho.

l Finalización: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:

1. Resolución.

2. Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud.

3. Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no esté prohibido por el ordenamiento jurídico.

4. Caducidad: los procedimientos iniciados a solicitud de persona interesada caducan a los tres meses de su paralización.

l Ejecución: la ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos para su cumplimiento.

-La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

Ordenación de un expediente:

l Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden cronológico).

l Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).

Precauciones:

- No dejar documentos sueltos o aislados

- Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes. A veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar antes si ya existen.

- No extraer documentos originales de los expedientes en tramitación. En ese caso se deben realizar fotocopias y devolverlos a su lugar.

- No extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes. En ese caso se deben utilizar fotocopias.

- Conservar los documentos respetando el orden natural. Si éstos contienen subexpedientes, se deben conservar en carpetillas identificados por medio de un título y sus documentos asimismo ordenados cronológicamente.

- Grapar cada oficio con su respuesta. La grapa hace menos daño que el clip.

- Agrupar el documento ppal con los que le acompañan

- Identificar cada expediente en la carpetilla.

- Si llegara a ser extraído un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el lugar del faltante, con fecha, razón del prestamo y nombre de los responsables.

Las series:

Definición: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”

Esquema ilustrativo que nos permite identificar el desarrollo de las series:

AYUNTAMIENTO----COMPETENCIAS----FUNCIONES----ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS----ACTIVIDADES----TIPO DOCUMENTAL----SERIE DOCUMENTAL

Clasificación de series documentales:

n Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.

n La clasificación responde a una doble necesidad:

• Por un lado proporcionar una estructura lógica a los documentos y

• por otro facilitar su localización conceptual.

Criterios de clasificación:

• Clasificación funcional: los documentos se agrupan bien según la función de l que son reflejo, bien según las actividades de las que son resultado.

• Clasificación orgánica: los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.

Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales:

• Clasificación por materias: los documentos se agrupan según un análisis del contenido de los mismos; se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.

Inconveniente: la agrupación de documentos es antinatural, en ningún momento refleja la estructura y funciones de la organización. El sistema de clasificación elegido debe ser lo más estable posible, objetivo, sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.

Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales. Cuadros de clasificación:

Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros.

Permite distinguir funciones:

l de gestión -comunes a todos los tipos de organizaciones que producen los denominados documentos de gestión-

l de explotación -específicas de la organización, generan los documentos de explotación.

Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:

l anterioridad de la identificación general a la identificación particular

l jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles

No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc. No se clasifican sólamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica, indiferentemente de su soporte o edad. Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:

l Categorías

l Clases

l Subclases

l Subdivisiones:

¡ Uniformes

¡ Específicas

¡ Nominativas

Ordenación física:

La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación. Lo primero será ordenar las secciones, entendiendo por sección la documentación resultante de las actividades de la entidad productora. Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas (nivel jerárquico). Si se ordenan funcionalmente se hará cronológicamente, si son similares, por un orden lógico.

A continuación se ordenarán las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tipos documentales. Por último es preciso ordenar los documentos dentro de las series.

Criterios de ordenación:

• Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida.

• Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.

• Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.

• Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico.

La descripción de material de archivo:

La descripción archivística está estrechamente relacionada a la comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones.

La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados.

El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos.

El problema más acuciante a la hora de elaborar los instrumentos de descripción necesarios para la difusión de la información es la normalización.

Esta normalización debe afectar, en un paso previo al de la descripción, a las agrupaciones documentales, lo que nos va a permitir establecer una normalización de la llamada "tipología documental", que a su vez conduciría a la normalización de lo que podríamos denominar como primer instrumento de descripción: el cuadro de clasificación.

Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico, pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas".

Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede de lo general a lo específico, creandose primero una descripción para el fondo, antes de que se cree para las partes.

La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción.

La descripción debe proporcionar posibilidades de acceso a través de la "procedencia", teniendose en cuenta que a los efectos de la descripción un fondo sólo puede tener una "procedencia“, no obstante, las partes de este fondo pueden haber sido generadas por distintos "productores", circunstancia que debe ser reflejada en la descripción.

Instrumentos de descripción:

Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos.

Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario. Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo. Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son:

a. Fondo: totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona y conservada por dicha institución o persona.

b. Sección: agrupaciones documentales reunidas en atención a su origen, integrada por los papeles procedentes de una institución o división administrativa importante, con una organización y fines conocidos y con capacidad decisoria, que podrán identificarse o no con un fondo documental.

c. Serie: Cada sección está integrada por documentos agrupados en series, como resultado y testimonio de actividades concretas.

d. Unidad archivística: que puede ser una pieza individualizada o compuesta, es decir, el expediente

Paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones documentales:

Guía è Fondos y secciones

Inventarios è Series

Catálogos è Unidades

La Guía:

Objetivo: Informa sobre todos o parte de los fondos, describe globalmente las grandes agrupaciones documentales y facilita información auxiliar.

Contenido: Autor-Productor, historia, organigrama de los fondos. Descripción breve, valor de los fondos, otros fondos complementarios, bibliografía. Servicios existentes, información diversificada.

Tipos de guías:

-Censo-Guía. Su objetivo es informar de un gran número de archivos. Contiene la denominación del centro, entidad de que depende, dirección, clasificación, contenido, servicios de accesibilidad, materias de consulta.

-Guía de fuentes. Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica. Fuentes para la historia de las naciones, del CIA. Fuentes para la historia de Iberoamérica, del CIDA

-Guía orgánica. Informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.

-Guía de archivo. Informa sobre un solo archivo y sus fondos. Historia de la entidad productora, organización, contenido de agrupaciones documentales, denominación de centro, entidad de la que depende, dirección, etc…

-El Inventario. Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación. Autor-productor, história, organigrama, descripciones de las series con tipo, fechas, unidades, etc…

Tipos de inventarios:

Inventario somero: Descripción de grandes volúmenes.

Inventario analítico: Describe los fondos con mayor profundidad, llegando al nivel de los expedientes.

-El catálogo. Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos. Conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series. Como elementos fundamentales contiene la fecha, tipología, tradición, autor, destinatario, asunto o materia entre otras.