NORMATIVA ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives / Records Management.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS
OBJETIVO: La adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización. Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.
Está formada por dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- Que proporciona una guía sobre como gestionar
los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- Un informe técnico que proporciona una metodología para su implanctación.Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades
METODOLOGÍA DEL INFORME TÉCNICO.
Paso A: Investigación Preliminar
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización; identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos
Lo que nos proporciona una visión general de:
· Los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de nuestra organización,
· La actividad que desempeña
· Sus principales partes componentes.
Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas:
· Determinar el alcance de la investigación.
· Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
· Documentar la investigación.
· Preparar un informe final.
Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos:
· Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc.)
· Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a la organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores prácticas).
· Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.
Tarea 1.- Determinar el alcance de la investigación.
Debemos identificar antes una serie de cuestiones:
1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.
2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por una decisión o actividad llevada a cabo por nuestra organización.
3.- Las normas comerciales, sociales y éticas a las que, la comunidad, espera que nuestra organización haga frente.
4.- El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.
5.- Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra organización nos va permitir tener un conocimiento mucho más amplio acerca de porqué y cómo trabaja la organización de la manera que lo hace.
6.- Y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.
Tarea 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
Comprobar si la organización no ha participado previamente en algún otro proyecto que haya llevado implícito la realización de un análisis corporativo de la misma; pues en caso afirmativo, éste sería un buen punto de partida.
si sobre la base de este material y nuestro propio conocimiento corporativo no terminamos de documentar el contexto de la organización; necesitaremos, por tanto, acudir a las fuentes documentales y a las entrevistas para completar éste.
Las fuentes documentales que podemos consultar pueden ser: Internas y Externas.
Internas:
· La página web de la organización. La gran mayoría de organizaciones ya poseen un sitio web donde se recoge información que puede ser de nuestro interés; como las actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia administrativa, etc.
· Los informes anuales. Éstos proporcionan resumen de la estructura actual de la organización y de sus actividades.
· Las políticas y procedimientos internos. Por un lado, las políticas internas reflejan porqué la organización lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel general, cómo debería hacerlo.
Externas:
· Legislación relacionada con la gestión de documentos.
· Legislación relacionada con las funciones administrativas.
· Informes y directrices emitidas por una auditoria, atención de quejas o reclamaciones u otras entidades de investigación.
El paso siguiente es validar la información recogida por medio de una entrevista con el personal de la organización:
Determinar a quién vamos a entrevistar. La forma más adecuada para decidir esto, es mediante la utilización del organigrama de la organización. De esta manera tendremos una visión global de las áreas operacionales de la misma y entrevistaremos al menos a una persona de cada área.
- Quienes somos y cual es el proyecto que vamos a desarrollar.
- Descripción de los resultados que esperamos obtener.
- Identificar el tipo de información que buscamos.
Organizar la entrevista . En esta fase determinaremos el tiempo que vamos a emplear para realizar cada entrevista; siempre incluyendo un tiempo prudencial para escribir anotaciones al final de cada una.
Preparar las cuestiones. Dependiendo del estilo en el que nos encontremos más cómodos; sería conveniente que estas cuestiones abarcaran: tanto las actividades de la organización como los documentos a los que dan lugar cada una de ellas.
Conducir la entrevista. Debemos llegar a un acuerdo con el entrevistado acerca del lugar donde vamos a llevarla a cabo. Además debemos considerar también la posibilidad de poder utilizar una grabadora; siempre bajo el consentimiento del entrevistado.
Una vez finalizada la entrevista, además de agradecer al entrevistado su cooperación, debemos mencionarle la posibilidad de acudir de nuevo a él para clarificar cualquier tipo de información que no haya quedado suficientemente clara.
Redactar notas. La redacción de las notas debe realizarse de manera inmediata al termino de la entrevista, pues es en ese momento cuando la información está fresca en nuestra memoria. En el caso de haber utilizado grabadora esta cuestión pierde importancia.
Tarea 3.- Documentar nuestra investigación.
Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra investigación preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas. Este paso es de especial importancia, pues muchas de la fuentes usadas durante la investigación preliminar serán usadas otra vez para analizar las actividades de la organización e identificar requerimientos en materia de gestión de documentos.
Tarea 4.- Preparar un informe.
El resultado de la investigación preliminar debe quedar plasmado en un informe donde quede identificado:
- Las actividades que realiza la organización.
- La estructura de la misma.
- El tipo de riesgos a los que está expuesta. .
- Los puntos débiles y fuertes de los sistemas de información y gestión de documentos.
- El nivel de dedicación a la gestión de documentos.
El informe debe recoger:
- tanto los principales resultados de la investigación preliminar,
- como desarrollar recomendaciones acerca del alcance, realización y viabilidad del proyecto de gestión de documentos.
Paso B: Análisis de la actividad de la organización.
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.
Tener un conocimiento general de la organización y los contextos en los que opera, y tener una apreciación general de los puntos débiles y fuertes de la organización en materia de gestión de documentos.
El objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja ésta. Para ello existen dos tipos de análisis útiles:
Análisis jerárquico/funcional: proporciona la base para el desarrollo del sistema de clasificación de la actividad de la organización y
Análisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de procesos de la misma en el segundo.
Etapas del análisis de la actividad de la organización
Etapa 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas realizado en el paso anterior.
Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar información muy importante acerca de que es lo que hace nuestra organización y cómo lo hace. Tal es el caso, por ejemplo, de: los manuales de procedimientos (fuente de información interna) que recogen desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organización. la legislación (fuente de información externa) que obliga a la organización a realizar determinadas funciones, actividades y tareas.
Etapa 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .
- Usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización.
- Conceptualizar las funciones generales de la organización.
- Identificar las actividades que componen cada una de las funciones documentadas anteriormente.
-Identificar las transacciones asociadas con cada actividad.
-Identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las transacciones detectadas en el paso anterior.
-Comprobar, con el personal de la organización, los resultados obtenidos.
Etapa 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.
En un principio se listarían las funciones; dentro de éstas, se recogerían las actividades en las que se descomponen; y a su vez, cada una de éstas, podrían descomponerse en transacciones (mapa de procesos).
Gráficamente, la estructura del sistema de clasificación sería la siguiente:
de cada función (1er nivel). Colgarían las actividades relacionadas con ésta (2º nivel); y de cada actividad (enlazada a la función) colgarían a su vez las transacciones y procesos necesarios para llevar a cabo cada una de éstas (3er nivel).
Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
· Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
· Documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.
Objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización) “garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”.
De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos funcionales:
Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopolítico en el cual opera la organización.
Requerimientos externos; definidos explícitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad.
Etapas en la identificación de requerimientos funcionales
Etapa 1.- Analizar fuentes de información relevantes .
Análisis de fuentes de información relevantes.
Fuentes de información internas:
· Tablas de disposición.
· Políticas corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.
· Personal de la organización:
· Directivos.
Fuentes de información externas:
· Legislación que afecte a la organización.
· Normas internacionales de gestión de documentos.
· Las mejores prácticas de gestión de documentos.
Etapa 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
Etapa 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos .
Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que afectan a las funciones y actividades de nuestra organización.
Etapa 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos.
Etapa 2.3.- Identificación de requerimientos sociales .
Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestión de documentos que estén o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales anteriormente identificados.
Etapa 3.- Documentar los requerimientos identificados.
Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos:
Evaluar los sistemas de gestión existentes en la organización (Paso D).
Desarrollar estrategias de gestión de documentos (Paso E).
Diseñar sistemas (Paso F).
El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos y actualizarlos periódicamente.
Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos:
Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto.
Hojas de cálculo.
Bases de datos.
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Este paso está constituido por una serie de etapas:
Etapa 1.- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.
Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en nuestra organización:
· pueden estar basados en documentos en papel totalmente,
· exclusivamente electrónicos o
· también podemos localizar sistemas híbridos.
Etapa 2.- Analizar los sistemas existentes .
Objetivo: identificar en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organización.
Etapa 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.
Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C. Los pasos a seguir son los siguientes:
Paso 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos:
1.- Enfoque basado en políticas:
Esta estrategia implica el establecimiento y promulgación de principios que ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización: políticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos.
2.- Enfoque basado en el diseño:
Este enfoque se aplica principalmente a los componentes técnicos de los sistemas de gestión de documentos .
3.- Enfoque de implementación específica (soluciones prácticas orientada a usuarios – soluciones ad-hoc):
se trata de desarrollar una configuración física de software y hardware; y puede ser:
Intrusiva (donde los empleados se encargarían conscientemente de las tareas de gestión de documentos) o
Invisible (donde la gestión de documentos sucedería como parte de una rutina).
4.- Enfoque de desarrollo e implementación de normas:
· Normas para el almacenamiento de documentos,
· Normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y otros datos,
· Normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.
Paso 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
Paso 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
Paso 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.
Un buen sistema necesitará:
· Una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
· Su desarrollo implicará:
1. El diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
2. La adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
3. La determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.
A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño con los requerimientos de gestión. Pasos a seguir en el diseño del sistema:
1.- Revisar las políticas y procedimientos existentes relacionados con la gestión de documentos de nuestra organización.
2.- Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información de la organización e incrementar la formación de los responsables de la gestión de documentos.
3.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto riesgo de nuestra organización.
4.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para la organización en su totalidad.
Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos.
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.
No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.
Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo.
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.
Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.
Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo, será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta metodología ISO.
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